智慧檔案庫(kù)房基本功能初探（二）

三、智慧庫(kù)房基本功能

智慧檔案庫(kù)房建設(shè)，應(yīng)是構(gòu)建深度交互、開(kāi)放共享、廣泛互聯(lián)的泛在庫(kù)房物聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、深度感知;以需求為導(dǎo)向提供人性化服務(wù)應(yīng)用，滿(mǎn)足各類(lèi)人員的差異化服務(wù)需求，系統(tǒng)性地為實(shí)體檔案的整個(gè)生命周期提供智能化和流程化的輔助管理，全面提供庫(kù)房管理的“智慧”服務(wù)。

通過(guò)“大云物移智鏈”等技術(shù)全面開(kāi)展人員、檔案、庫(kù)房環(huán)境、設(shè)備等實(shí)體檔案管理過(guò)程中相關(guān)因素的全過(guò)程管理，并通過(guò)大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)深度挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值，識(shí)別潛在隱患并及時(shí)解決，并為優(yōu)化庫(kù)房運(yùn)行成本、后期設(shè)備選型、節(jié)能改造、庫(kù)房擴(kuò)容等方面提供決策參考。

(一)人員管理。

目前庫(kù)房人員管理仍停留在線下，操作及管理較不嚴(yán)格。智慧檔案庫(kù)房人員管理。

一是要全面梳理人員在庫(kù)房?jī)?nèi)的工作流程，將各類(lèi)制度要求的流程固化在系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)檔案管理、庫(kù)房巡檢、維修等與庫(kù)房有關(guān)的操作全面實(shí)現(xiàn)線上操作，并將操作與視頻監(jiān)控、門(mén)禁及RFID設(shè)備等狀態(tài)聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案絕對(duì)安全。

二是對(duì)未處理工作及定期工作進(jìn)行待辦提醒，確保工作的閉環(huán)處理。三是設(shè)置人員通訊錄，檔案人員入職資質(zhì)審核、工作履歷、獲得榮譽(yù)、離職工作移交審核進(jìn)行全過(guò)程管理，確保工作合規(guī)性。

(二)實(shí)體檔案管理。

目前實(shí)體檔案管理仍停留在人工管理階段，檔案數(shù)量龐大管理不易，容易造成檔案數(shù)量、質(zhì)量臺(tái)賬不清晰等情況。智慧檔案庫(kù)房通過(guò)研究實(shí)體檔案全生命周期管理，利用物聯(lián)網(wǎng)和RFID、二維碼等技術(shù)實(shí)現(xiàn)館藏檔案的移交、消毒、上架、盤(pán)點(diǎn)、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等全生命周期管理，實(shí)現(xiàn)檔案與密集架的一一對(duì)應(yīng)，定期提醒檔案的盤(pán)點(diǎn)、消毒、鑒定等工作，明確各方職責(zé)，把檔案管理流程固化到系統(tǒng)中。

(三)庫(kù)房環(huán)境管理。

1.防火。

智慧檔案庫(kù)房應(yīng)具備火災(zāi)預(yù)警功能，利用紅外熱成像裝置等設(shè)備，全面覆蓋庫(kù)房區(qū)域，設(shè)定溫度閾值，在線路老化、設(shè)備故障等情況下提前預(yù)警溫度異常情況，及時(shí)通知檔案人員及消防人員排查消防隱患，從而保證庫(kù)房安全。

2.防盜。

視頻監(jiān)控實(shí)現(xiàn)庫(kù)房全覆蓋，門(mén)禁實(shí)現(xiàn)人臉、指紋、密碼三重防護(hù)并有遠(yuǎn)程授權(quán)開(kāi)門(mén)功能，門(mén)禁開(kāi)門(mén)自動(dòng)關(guān)聯(lián)截取固定時(shí)長(zhǎng)視頻進(jìn)行保存，確保入庫(kù)工作合規(guī)高效。結(jié)合RFID技術(shù)確保檔案出入合規(guī)，未經(jīng)過(guò)審核的檔案出入庫(kù)將有系統(tǒng)報(bào)警及現(xiàn)場(chǎng)聲光報(bào)警，保證檔案安全。

3.防高溫、防潮。

監(jiān)測(cè)樓宇溫濕度、室外溫濕度與庫(kù)房溫濕度差距，合理設(shè)置庫(kù)房溫濕度范圍，降低能耗。監(jiān)測(cè)庫(kù)房各類(lèi)設(shè)備能耗情況，進(jìn)行同一時(shí)間不同庫(kù)房、同一庫(kù)房不同時(shí)間之間能耗對(duì)比，用于分析能耗規(guī)律，從而采取措施降低能耗。

4.防有害氣體。

采用空氣質(zhì)量檢測(cè)裝置進(jìn)行庫(kù)房?jī)?nèi)外環(huán)境監(jiān)測(cè)，對(duì)比庫(kù)房有害氣體成分，進(jìn)行針對(duì)性的空氣清潔，利用空氣凈化器、消毒機(jī)等形式進(jìn)行凈化。

(四)設(shè)備管理。

設(shè)備采購(gòu)、運(yùn)行、巡檢、維修、報(bào)廢等過(guò)程全生命周期管理。通過(guò)遠(yuǎn)程巡檢與現(xiàn)場(chǎng)巡檢相結(jié)合方式進(jìn)行設(shè)備狀態(tài)檢測(cè)，提高問(wèn)題發(fā)現(xiàn)效率，減少人員出入庫(kù)次數(shù)，從而減輕檔案人員負(fù)擔(dān)并且保證庫(kù)房環(huán)境穩(wěn)定。構(gòu)建庫(kù)房設(shè)備接口管理，實(shí)現(xiàn)各類(lèi)硬件的通信訊號(hào)和故障指示及網(wǎng)絡(luò)狀況的統(tǒng)一監(jiān)控，確保設(shè)備正常在線。

(五)智能輔助決策。

通過(guò)收集庫(kù)房各類(lèi)數(shù)據(jù)，設(shè)計(jì)各類(lèi)專(zhuān)題場(chǎng)景，為領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員提供輔助決策。設(shè)備管理專(zhuān)題包括設(shè)備故障率分析、設(shè)備狀態(tài)分析、設(shè)備維修成本分析等，環(huán)境管理專(zhuān)題包括庫(kù)房容量使用年限分析、庫(kù)房出入庫(kù)頻率分析、報(bào)警分析等，檔案管理分析包括檔案門(mén)類(lèi)數(shù)量對(duì)比分析、增長(zhǎng)率分析、利用率分析等，人員管理專(zhuān)題包括人員流動(dòng)分析、人員管理水平分析等。

(六)全網(wǎng)互聯(lián)。

一是與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)。與OA、短信平臺(tái)等系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)預(yù)警消息短信推送、待辦消息提醒等功能。

二是與移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)互聯(lián)，通過(guò)移動(dòng)作業(yè)平臺(tái)等方式，采用手持移動(dòng)終端隨時(shí)隨地全面監(jiān)測(cè)各庫(kù)房運(yùn)行情況，相關(guān)巡檢記錄視頻隨時(shí)上傳庫(kù)房管理系統(tǒng)，提高工作時(shí)效性便捷性。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案庫(kù)房管理是檔案保護(hù)的主要研究?jī)?nèi)容，全國(guó)各級(jí)各類(lèi)檔案館建設(shè)正在朝智能化邁進(jìn)，檔案管理已經(jīng)不是簡(jiǎn)單的文件保護(hù)，而是館庫(kù)現(xiàn)代化、設(shè)施安全信息化的變革。隨著科技的不斷進(jìn)步，智慧檔案庫(kù)房將會(huì)更加節(jié)能、環(huán)保、綠色、高效、安全。